需求背景
寿险公司在日常业务过程中产生大量的资料，其特征是种类繁多，变更频繁。对这些资料要求长期保存，这不仅对档案库房提出了很高的要求（如对环境温度、湿度要求高，防火烧、防水浸、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等措施也要得当），而且由于日常业务处理对纸质资料的依赖，大大影响了业务处理的效率。手工的档案管理，很难实现一户一档的要求，由此很难对客户的投保信息有一个方便、快速、全面的了解。
随着国外保险公司的陆续进入，中国保险业，尤其是寿险业将面临全球化的竞争和挑战：加强中心监控、降低经营风险、提高效率、规范管理，在今后快速激烈的市场竞争变化中，及时发现问题，迅速提高承保、理赔的服务质量。保险单证影像化及管理系统正是在这样的需求背景下产生的。
我国保险企业业务档案的电子化管理发展很快，各主要保险公司已普遍采用了电子档案管理技术，提高了效率，节约了成本。与传统的纸制业务档案相比，电子档案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同时在线查阅等优点，已经成为档案管理的主要模式。
为推动电子档案管理技术的发展，中国保监会也提出了以下几点建议：
一是逐步制定电子档案的形成、保管和利用的管理指引，指导各保险公司不断完善电子业务档案管理制度及配套的管理系统。
二是鼓励各保险公司借助信息技术，使用档案库房管理系统，通过系统准确记录每份纸制档案的存放地点，简化纸制档案的整理要求。
三是推动各保险公司采取纸制档案和电子档案并行的业务档案管理模式，通过电子档案管理认证的保险公司，可适当降低纸制业务档案的保管期限和保管要求。
四是采取电子档案管理模式后，允许保险公司选择更为经济的原始纸制档案保管方式，例如在郊区库房集中保存档案、委托有资质的第三方代管等，以提高管理效率，降低管理成本。
解决方案
银博科技历史档案数字化归档及作业管理系统采用国际水准的内容管理技术和影像化工具，以及流程化的作业管理系统，实现原始纸质档案的影像电子化加工和处理，为客户提供可靠的原始档案影像和数据源。我们应用该系统完成档案出入临时库、清分整理、扫描及图像品质修正、标记索引、装盒归档、上架等全部流程，每条生产线（配备1台高速扫描机及其他必要设备，25名员工）每天能处理完成4-6万页档案。
重要特点
? 线性作业流程设计
减少实物档案在作业过程中的领用和传递次数，不仅能够有效避免单证的损毁和错放，而且能够极大地提高作业效率。我们的系统基于线性作业流程设计，实物档案按批次从被领用到被交还，在一条线性生产线上完成所有处理流程，整个过程平均只需15-20分钟。
? 工作流驱动引擎
我们设计了文档触发和任务驱动相结合的工作流引擎，主动推动业务向下一个环节流转，并在达到积压阈值时提醒管理人员干预。该引擎可驱动包括档案领用、清分整理等纯手工工序在内的所有作业环节，极大地提升了作业效率。
? 多样化的图像品质改良手段
系统可批量地自动进行去空白页、去黑边、纠偏、降噪等操作；对于折痕等常见噪点，可使用定制的异形工具快速去除。
? 全员质量控制
系统不仅限于事后对品质进行倒查，还在每个流程节点都精心设置了对前一流程的校验，这种校验通常不产生额外的工作时间，却可在实物未超出伸手可及的范围时，就对错误进行修正。
每个差错均留有记录，方便后期通过有针对性的培训、奖罚等管理手段提升全员质量表现。
? 完善的作业监控和报表
涵盖所有工序的工时和质量记录，可进行及时的作业监控，或产生完善的生产报表，指引每一名员工按照成熟路线图逐步提升自己的作业表现，在作业效率不断提高的同时，质量水平也能够同步提升，而不是下降。
应用案例
客户：某国内大型知名人寿保险公司
需求：该客户拥有数千万页纸质档案，包括新契约、保全和理赔类的业务单证，纸张厚薄不均、幅面大小不一，如心电图纸、发票及申请表等，时间跨度超过20年。客户要求将所有档案整理成标准A4幅面，并进行扫描和索引标记，然后进行装订还原。在作业过程中要求可对档案进行随时调阅。
服务内容：针对客户所提出的需求，我们建立了6条生产线，并提供了所有硬件设备和历史档案数字化归档及作业管理系统软件，每日生产能力可达到26万页，在短时间内处理完毕数千万页历史档案，无一例档案遗失和错放，无一次遭到客户质量投诉，得到了客户的高度评价和信任，现该客户正与我公司展开进一步的业务合作。
价值贡献：
? 提高保全、理赔等客户服务的品质和效率，提升投保客户的满意度，提升企业的品牌形象；
? 服务于现代化的营销体系，将数量庞大的老客户资料，转化成新的营收；
? 在满足法规遵从性的前提下，最大限度地降低了实体档案管理的成本。